Si trabajas en equipo o colaboras con otros compañeros, las Unidades compartidas de Google Drive son la mejor opción para centralizar y organizar la información del grupo, departamento o sección.
Ventajas principales:
Gestión de permisos simplificada: al añadir a los miembros al grupo, todos tendrán acceso automático a todas las carpetas y archivos sin necesidad de gestionar permisos uno a uno.
Propiedad del equipo: los archivos pertenecen al grupo de trabajo, no a un usuario individual. Si alguien deja el equipo, los documentos permanecen intactos.
Nota importante sobre la creación:
Por política de gestión e inventario de almacenamiento de la Universidad, los usuarios no pueden crear Unidades compartidas directamente.
Si tu servicio o grupo de trabajo necesita una nueva unidad, debes solicitarla a través del Centro de Atención al Usuario (CAU) de la USAL indicando el nombre de la unidad y los administradores responsables.
¿Aún necesitas ayuda?
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¿Cómo usar las Unidades Compartidas en la USAL?
Una vez que desde SICPD se haya creado la unidad y te haya añadido como miembro:
Entra en Google Drive con tu cuenta corporativa (
@usal.eso) desde drive.usal.es o drive.google.com.En el menú lateral izquierdo, haz clic en Unidades compartidas.
Verás listadas todas las unidades de equipo a las que perteneces. Haz doble clic en la que desees abrir.
Trabajo diario dentro de la Unidad Compartida
Una vez dentro de la unidad, el modo de trabajo es muy similar al de Mi unidad, pero con ventajas colaborativas:
Subir y organizar archivos: puedes crear la estructura de carpetas que necesitéis con el botón
+ Nuevoo arrastrando tus archivos directamente desde tu ordenador.Acceso automático: todos los documentos y carpetas que coloques dentro de la unidad serán accesibles automáticamente por todos los miembros del grupo. No necesitas compartir archivo por archivo.
Edición simultánea: varios compañeros podéis trabajar a la vez sobre el mismo documento (Docs, Sheets, Slides) en tiempo real.
Niveles de Permisos y Roles de los Miembros
El Administrador de la unidad (normalmente el responsable del departamento o servicio) asignará a cada miembro un rol según sus necesidades de trabajo:
| Rol | ¿Qué puede hacer en la Unidad Compartida? |
| Administrador | Gestión total de la unidad: añade o elimina miembros, cambia roles y modifica la configuración. |
| Gestor de contenido | (Recomendado para el trabajo diario) Puede añadir, editar, mover a la papelera o modificar cualquier archivo y carpeta. |
| Colaborador | Puede crear y editar archivos, pero no puede eliminarlos ni moverlos de ubicación (ideal para evitar borrados accidentales). |
| Comentador | Solo puede ver los archivos y añadir comentarios o sugerencias sin alterar el contenido. |
Buenas Prácticas y Ventajas para el Equipo
Propiedad Corporativa: los archivos guardados en una Unidad compartida pertenecen al departamento o a la USAL, no a una persona individual. Si un profesor o PAS cambia de servicio o deja la universidad, los archivos permanecen intactos en la unidad.
Espacio estructurado: se recomienda consensuar una estructura clara de carpetas principales para que todo el equipo encuentre la documentación fácilmente.
Trabajo desde el ordenador: si tienes instalada la aplicación Google Drive para escritorio, podrás acceder a la unidad compartida directamente como una carpeta más dentro de la unidad de disco
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